第21题:
问答题
正式的沟通渠道有哪些?怎样更好地发挥正式渠道的作用?
正确答案:
正式沟通渠道是对信息传递的媒介物和线路做了事先安排的渠道,是通过正式的组织结构而建立起来的。正式渠道一般有四种形式:
(1)自上而下的沟通。这种沟通渠道是指信息在组织内部比较高的组织级别层次,按照组织的上下隶属关系和等级层次,向较低的组织级别层次传递的沟通过程。它可以表现为上级给予下级的命令、指示、指导、文件、规定等。它使下级了解组织的总体情况和自己应完成的任务,并努力加以完成。这种沟通往往带有指令性、法定性、权威性和强迫性,容易引起重视,并严肃对待。自上而下的沟通的主要目的是使员工了解组织的目标,改变员工的态度以形成与组织目标一致的观点并加以协调,从而消除员工的疑虑和不稳定心理。
但是在这种沟通中还是可能出现许多问题,诸如传递路线过长,太费时间,信息在传递过程中发生遗漏和曲解。甚至有些人只注意顶头上司的指示,而对更高层次的要求不予理睬。上层的信息传到底层,因和底层情况不合而造成失误。这些问题通常可以通过以下三种方法来加以缓解:①使组织结构设置合理化,尽量减少信息传递环节。从而缩短信息传递时间,减少信息扭曲的概率。②改善信息传递技术。如面对面交谈总是要比通过电话交谈或小组讨论的效果好。③信息本身内容要明确、简洁,要使下属有压力感。这样才能使下属正确领悟信息内容,并给予高度重视,保持组织上层信息的权威性。
(2)自下而上的沟通。这种沟通渠道指的是信息在组织内部从较低的组织级别层次,按照组织的上下隶属关系和等级序列,向较高的组织级别层次传递的沟通过程。它通常表现为下级对上级信息的反馈和下层情况的反映。这种沟通则往往带有非命令性、民主性、主动性和积极性,是上级掌握基层动态和下级反映个人愿望的必要手段。
但是向上沟通效率往往比较低下,主要原因有:①组织规模和生产经营复杂性程度越高,向上沟通障碍也越多。②不现实的假设。许多管理者将信息发送给下属后,主观认为下属已经收到,并确切了解其所要表达的意图而不愿去核实,而实际上在信息发送者和接受者间往往存在严重差异。管理者向下传递信息所花费的时间和精力大大超过用于反馈意见的收集处理上。③筛选和曲解。在向上沟通的每一环节上,组织都赋予一定程度的筛选权力,这样当管理者认为一切良好而将一些认为无中生有的反馈筛除后,再传递给上一层管理者,而造成信息曲解。④害怕暴露坏消息。在许多组织中的中层管理者往往有拖延向上层传递坏消息的倾向,他们总是希望在不得不向上传递之前,这些坏情况最好已经被解决或减轻。⑤下级人员往往担心受到惩罚而隐藏或歪曲他们的真实感情、重要信息来揭示及提供潜在解决方法。⑥竞争的原因。为了谋求更高的社会地位或升迁、加薪,许多人不愿向上层领导传递不利于自己的信息或者利于竞争对手的信息。
针对以上影响有效沟通的因素,各组织根据自身存在的问题及组织机构特色,通常采取座谈会、意见箱、接待日或设立专职机构和专门制度来加以实现,但同时也要克服对下级信息不加甄别而盲目采用的倾向,努力创造一个能够畅所欲言的沟通环境。
(3)横向沟通。这种沟通指的是发生在组织内部同级层次成员之间相互的信息沟通,以谋求相互之间的了解和工作上的协作配合。这种沟通往往带有非命令性、协商性和双向性。这种沟通方式在组织信息沟通中有特殊的作用,金字塔型的组织结构显示越是在底层的雇员彼此间的距离越大,对信息的需求越强烈。
横向沟通过程中最大的障碍是企业内部部门化造成的,另外个人间的冲突也会影响横向沟通。要促进横向沟通可以从以下几方面入手:①绘制明确的组织结构图,从而明确上下级隶属关系,减少雇员不必要的臆测。②个人工作描述要精确。使每个雇员准确地知道其应该做什么和如何做,明确彼此间的权利和义务。③鼓励例行会议和沟通。在组织中要定期召开不同部门的碰头会,加强信息沟通。④加强冲突管理,教下属各种技能往往能增强下属的沟通技能和需求。
(4)斜向沟通。这种沟通指的是发生在组织内部既不属于同一隶属序列,又不属于同一等级层次之间的信息沟通,这样做有时也是为了加快信息的交流,谋求相互之间必要的通报、合作和支持,这种沟通往往更带有协商性和主动性。
解析:
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