第9题:
问答题
控制的基本过程和主要内容是什么?
正确答案:
控制一般包括三个基本步骤:确立标准,衡量实际工作的完成情况,采取相应的行动。
(1)确定控制标准
标准是指一种作为模式或规范而建立起来的测量单位或具体的尺度。管理人员可以对照标准判断绩效和成果。标准是控制的基础。
标准从计划中来,但不能用计划代替标准进行控制,因为组织中的计划是各种各样的,各种计划在详尽程度和复杂程度上又各不相同,而主管人员往往不能注意到计划的每一个细节。如果直接用计划作为控制标准,会使控制工作因缺乏规范而导致混乱,从而降低控制效果。所以需要确定专门的控制标准。
控制工作既不可能也无必要为整个计划程序的细枝末节都制定出标准,通常只是选取若干关键点,把处于关键点的工作预期成果作为控制标准。只要对这些关键点进行控制,就可以了解实际工作的进展情况,从而控制组织活动的整体状况。关键控制点主要是指在组织活动中受限制的因素,或是对计划的完成更显有利的因素。选择关键控制点的一般原则有:关键点的建立是为了使主要的工作和事务得到正确的管理;关键点应能及时反映并发现问题;关键点应能全面反映并说明绩效的水平;选择的关键点应经济实用;关键点的选择应注意平衡。
控制标准可以分为定量标准和定性标准两大类,定量标准便于度量和比较,是控制标准的主要表现形式。最常见的控制标准有四种:时间标准、数量标准、质量标准和成本标准,组织中的活基本可以依据这四种标准进行控制。
(2)衡量实际绩效
衡量实际绩效即是依据标准检查工作的实际执行情况,以便与预期的目标相比较。这是控制工作的中间环节,是发现问题的过程。
衡量实际绩效的目的是为了给管理者提供有用的信息,为采取纠正措施提供依据。衡量实际绩效经常采用的方法有亲自观察、分析报表资料、召开会议和抽样调查等,这些方法各有其利弊和适用的情况,管理者应当根据需要采用合适的方法。
(3)采取行动
衡量实际绩效之后,应将衡量结果与标准进行比较,若有偏差则要分析其产生的原因,并采取相应的措施。
在某些活动中,偏差是在所难免的,因此确定可以接受的偏差范围,即偏差的容限是非常重要的。一般情况下,如果偏差在规定的容限之内,可以认为实际绩效与标准吻合。这时候不用采取特别的行动。如果偏差在规定的容限之外,就应引起管理者的注意,并根据偏差的大小和方向,分析偏差产生的原因。偏差产生的原因可能多种多样,但一般可以分为两大类:一类是执行过程中发生的,另一类是计划本身不符合客观实际或是情况变化造成的。管理者应针对具体情况采取相应的纠正措施。
如果偏差是由于绩效不足产生的,应采取的行动是改进实际绩效。如果偏差是由于标准本身的制定引起的,则应重新修订标准。通常纠偏行动可分为两种不同的措施。一是立即纠正措施,二是彻底纠正措施。立即纠正措施是指立即将出现问题的工作纠正到正确的轨道上;彻底纠正措施是指要分析偏差是如何发生的和为什么会发生,然后从产生偏差的地方进行纠正行动。当有偏差出现时,管理者应首先采取立即纠正措施,避免造成更大的损失;然后应对偏差进行认真的分析,采取彻底纠正措施。使类似的问题不再发生。
解析:
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