第9题:
问答题
论述正式沟通与非正式沟通的优缺点及其在管理上的意义。
正确答案:
(1)正式沟通指按组织内部明文规定的途径进行的信息传递活动。它和组织的结构息息相关。主要包括:按正式组织系统发布的命令、指示、文件,组织召开的正式会议,组织内部上下级之间或同事之间因工作需要而进行的正式接触。正式沟通渠道传播的信息又称“官方信息”。
按照信息流向的不同,正式沟通可分为下向沟通、上向沟通、横向沟通、斜向沟通等形式;
根据人们的观察和实验室研究,正式沟通渠道主要有五种模式,即链型、Y型、轮盘型、环型和全通道型。
①正式沟通的优点是:正规、严肃,富有权威性;参与沟通的人员普遍具有较强的责任心和义务感,从而易保持所沟通信息的准确性及保密性。
②正式沟通的缺点主要是:对组织机构依赖性较强而造成速度迟缓,沟通形式刻板,存在信息失真或扭曲的可能性,缺乏灵活性,信息传播范围受限制,传播速度比较慢。
③正式沟通在管理上的意义:正式沟通是组织管理中的沟通主渠道,大量的沟通工作有赖于正式沟通渠道。由于正式沟通通常带有强制性,比较规范,井然有序,约束力强,沟通效果好,因此,在企业管理中一般的信息都要通过正式沟通渠道下达及反馈。其正式的沟通网络应当完善、规范和制度化,要根据组织中的发展不断地得到完善。
(2)非正式沟通指以非正式组织系统或个人为渠道的信息传递活动。非正式沟通的主要功能是传播职工所关心的和与他们有关的信息,他取决于职工的社会和个人兴趣、利益,与企业正式的要求无关。
①非正式沟通有以下优点:
1)信息交流速度较快。这是由于非正式沟通传递的信息都是与职工的利益相关的,而且没有正式沟通那种机械的程序;
2)信息比较准确。由于信息量大、覆盖面广,组织中各个层次的人都可以由此获得自己需要或感兴趣的信息;
3)沟通效率较高。非正式沟通一般是有选择地、针对个人的兴趣传播信息,正式沟通则常常将信息传递给本人不需要它们的人;
4)可以满足职工的需要,职工由正式沟通不能获得满足的需要可由此得到满足。非正式沟通能够发挥作用的基础是良好的人际关系。
②非正式沟通的缺点表现在有一定的片面性,信息常常被夸大、曲解,难以控制;可能导致小集团、小圈子,影响组织的凝聚力和人心稳定,因而需要慎重对待。
③非正式沟通在管理中的意义:非正式沟通的产生,可以说是人们的天生的需求。通过这种沟通途径来交换或传递信息,常常可以满足个人的某些需求。因此,对依靠非正式沟通可以获得这种信息的环境,组织成员是会感到满意的。
解析:
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